Bra att tänka på för brf:ens ekonomiansvariga
Är du engagerad i din bostadsrättsförening? Här kommer några tips för att underlätta arbetet med bostadsrättsföreningens ekonomi.
Att ta hand om sin bostadsförenings ekonomi är ett viktigt uppdrag, även om hela styrelsen har ansvar för att föreningen sköts på ett bra och ansvarsfullt sätt. Om inte föreningen är nystartad har det funnits en kassör eller ekonomiansvarig före dig. Se till att den personen kan avsätta tid att förklara system och rutiner. Hur fakturerar ni medlemmarna för deras månadsavgifter och vad har ni för påminnelserutiner om någon blir sen med betalningen? Vilka är era viktigaste leverantörer och hur ser avtalen ut med dem? Vilken bokföringstjänst använder ni?
När en bostadsrättsförening fått nya styrelseledamöter ska detta anmälas till Bolagsverket. Myndigheten ska också underrättas om vem eller vilka som är firmatecknare i föreningen.
Opersonlig mejladress
Ett bra tips är att ha en opersonlig mejladress för ekonomiansvarig, till exempel ekonomi@brfexemplet.se. Om den konsekvent används i kontakt med olika myndigheter och leverantörer finns dokumentationen tillgänglig även när föreningen byter ekonomiansvarig. Du som nyvald ekonomiansvarig ska förstås se till att direkt byta lösenord till mejlen, så ingen obehörig kan komma åt informationen.
Se till att ha en bra löpande redovisningsrutin, så det inte blir ett jättejobb att sammanställa årsredovisningen när det blir dags.
Koll på inloggningar
Din förening är garanterat kund hos en bank och ett elbolag, och med största sannolikhet också ett fjärrvärmebolag och något företag som jobbar med fastighetsskötsel. För att du ska kunna ha koll på vilka avtal ni har med de olika leverantörerna och bevaka när de går ut eller ska förhandlas om behöver du kunna logga in på deras kundportaler, Mina sidor, internetbanker och så vidare. Det kan ske på olika sätt. Ibland anmäler man firmatecknarna till leverantören som sedan kan logga in med personligt BankID.
På exempelvis Vattenfall loggar du in på Mina sidor med kundnumret som finns på fakturan och ert lösenord. Har du inte lösenordet tillgängligt kan du beställa ett nytt som då skickas till föreningens registrerade mejladress. Om du inte har tillgång till mejladressen behöver du ringa kundtjänst och uppdatera uppgifterna.
Väl inloggad kan du bland annat se föreningens förbrukning, vilket avtal ni har och när det löper ut, och även ladda ned fakturakopior om du behöver.
Se vad de olika posterna på fakturan betyder
Läs mer i vår fakturaguide
Så kan bostadsrättsföreningen minska energi- och värmekostnader
Elavtal för bostadsrättsföreningar
För att underlätta budgetarbetet är det vanligt att bostadsrättsföreningar väljer elavtal med fast pris, alltså att varje kilowattimme kostar lika mycket. Vattenfall erbjuder olika längder på fastprisavtal. Det går även att välja en kombination som kallas Vintersäkring, då priset är fast under vintermånaderna och rörligt resten av året. Om du är osäker på vilket avtal som passar din bostadsrättsförening bäst kan du ta hjälp av kundservice.
