Intern kontroll

Nedan lämnas en beskrivning av de väsentligaste interna kontrollrutinerna för den finansiella rapporteringen. Ytterligare information med anknytning tillintern kontroll finns i avsnittet ”Risker och riskhantering” i årsredovisningen.

Kontrollmiljö

Den formella beslutsordningen i koncernen utgår från den ansvarsfördelning mellan styrelse och VD som fastställts i styrelsens arbetsordning. Styrelsen har fastställt Vattenfalls koncerngemensamma uppförandekod (Code of Conduct) som definierar medarbetares åtaganden för Vattenfalls företagsfilosofi, kärnvärden och normer för de anställda. Ledningssystemet, Vattenfall Management System, VMS, som fastställts av VD innehåller styrdokument som inkluderar bland annat koncerninstruktioner för befogenheter, styrning, riskhantering och intern kontroll.

Vattenfall tillämpar modellen ”Tre försvarslinjer”, enligt rekommendation av Basel II, där hantering och kontroll av risker delas upp i tre försvarslinjer. Den första linjen är affärsenheterna som äger och hanterar risker. Riskorganisationen utgör andra linjen och ansvarar för övervakning av risker. Internrevisorn utgör den tredje linjen och utför en oberoende granskning och tillsyn av både första och andra försvarslinjerna.

Riskanalys

Reglerna kring och utfallet av koncernens process för riskbedömning och riskhantering behandlas årligen av styrelsen. Koncernens riskhantering och rapportering samordnas av en central riskkommitté. Styrelsen utvärderar och övervakar risker och kvalitet i den finansiella rapporteringen genom revisionsutskottet. Revisionsutskottet har fortlöpande och regelbunden kontakt med koncernens intern- och externrevision för utvärdering av risker i den finansiella rapporteringen. I VMS ingår ett ramverk för intern kontroll där risker avseende materiella fel i den finansiella rapporteringen har identifierats och definierats. Finance Compliance-funktionen inom Staff Function Finance utför analyser av risker för finansiell rapportering och ansvarar för uppdatering av ramverket.

Kontrollaktiviteter och uppföljning

Styrelsen övervakar och behandlar moderbolagets och koncernens ekonomiska situation vid varje ordinarie styrelsesammanträde. Koncernledningen har regelbundna uppföljningsmöten avseende det ekonomiska utfallet med chefs- och ekonomifunktionerna i koncernens olika Business Divisions samt staber och shared service-enheter. Vattenfalls ledningssystem innehåller styrande dokument för de väsentliga processerna för finansiell rapportering. VMS utgör plattformen för den interna kontrollen för samtliga enheter inom koncernen.

Finance Compliance-funktionen ansvarar för självutvärderingar, uppföljningar, rapporteringar och förbättringar av kontrollaktiviteterna för finansiell rapportering. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel i den finansiella rapporteringen. Finance Compliance rapporterar kvartalsvis till Vattenfalls CFO och revisionsutskottet.

Internrevisionen är en oberoende och objektiv säkrings- och konsultfunktion organiserad för att skapa värde samt förbättra Vattenfalls verksamheter. Detta sker genom att utvärdera och föreslå förbättringar avseende effektiviteten i Vattenfalls risk management, interna kontroller samt styrprocesser för till exempel orderhantering, fakturering, produktion, trading, inköp, finansiell rapportering, IT-system, HR-frågor och olika typer av projekt. Detta gäller även för efterlevanden av Vattenfalls policies och styrande dokument inklusive uppförandekoden.

Funktionen har 39 medarbetare och är direkt underställd Styrelsen och Revisionsutskottet dit chefen för Internrevisionen rapporterar. Internrevisionen rapporterar även direkt till CEO samt informerar ledningarna för divisionerna och övriga enheter om de granskningar, som har skett. Funktionen är lokaliserad till Sverige, Tyskland och Nederländerna men arbetar över hela koncernen.

Information och kommunikation

Information om koncernens policies, instruktioner, riktlinjer och manualer finns på Vattenfalls intranät som är tillgängligt för samtliga anställda i koncernen. Koncernens redovisnings- och rapporteringsprinciper är fastställda i koncernrapporteringsmanualen. Uppdateringar och förändringar i dessa principer kommuniceras löpande via Vattenfalls intranät samt vid möten med företrädare för koncernens Business Divisions samt staber och shared service-enheter.